Excelや紙の業務をシステムにすると、いくらかかる？ 小さな業務システムの費用の内訳

費用は、つくる費用と毎月かかる費用に分かれる

つくる費用のほうに目が行きがちですが、システムは使い続けるものです。サーバーの利用料は、社内の数人で使う小さなシステムなら大きな額にならないことが多い一方、止まらないように見張り、部品を更新し、バックアップを取る手間は毎月かかります。東山紡では、この見守りを月3万円からお受けしています。

公開先ごとの月々の費用は、公開先の選び方と、月々の費用にまとめました。

費用を大きく動かすもの

影響の大きいものから順に挙げます。

1. 使う人と権限。 社内の数人だけで使うのか、お客さんや取引先も使うのか。人によって見られる情報を変えるなら、そのぶん設計と確認が増えます
2. ほかのシステムとのつなぎ。 会計ソフト、決済、メールの配信、今使っている別のシステムなど。つなぐ先ごとに、仕様の確認と、つないだあとの試しが要ります
3. 間違いが許されない度合い。 お金、在庫、個人情報を扱うほど、入力の確認、記録、バックアップを厚くします
4. 今のデータの移し替え。 Excel の表が人ごとにばらばらだったり、書き方が揃っていなかったりすると、移す前の整理に手間がかかります
5. 画面と機能の数。 数そのものより、例外の扱い（「このお客さんだけは別の計算」など）が多いほど費用は上がります

つくらずに、既製のサービスで済ませたほうがいいときは？

kintone のような業務アプリをつくれるサービスや、顧客管理（CRM）のサービスで足りるなら、まずそちらをおすすめします。つくらずに済めば、それがいちばん安く、早いからです。

既製のサービスが向いているとき

• 業務の進め方が、ほかの会社とそれほど変わらない
• まずは早く始めたい。使いながら、何が要るかを見極めたい
• 使う人が社内だけで、人数も多くない

つくったほうがいいとき

• 業務の進め方そのものが会社の強みで、サービスに合わせると良さが消える
• サービスの設定や組み合わせでは無理が出て、結局手作業が残る
• お客さんや取引先にも使ってもらう画面が要る
• 使う人が増えるほど、人数に応じた月額がつくる費用を上回っていく

既製のサービスとつくったものを組み合わせる手もあります。たとえば、データの管理はサービスに任せ、足りないところだけを小さくつくる、というやり方です。

費用を抑えるために、できること

お客さんの側でできる準備

• 今使っている Excel や紙の帳票を、そのまま見せる（きれいに整える必要はありません）
• 業務の流れを、誰が・いつ・何をするか、の順に書き出す
• いちばん困っていることを 1 つ選ぶ（「入力が二度手間」「最新の表がどれか分からない」など）
• 「なくても困らないもの」を先に決めておく

小さく始めて、育てる

最初の版には、いちばん困っていることを解消するのに要るものだけを入れます。たとえば顧客管理なら、まずは「全員が同じ最新の一覧を見て、更新できる」ところまで。集計の画面、細かい権限、ほかのシステムとのつなぎは、使ってみて本当に要ると分かってから足します。

使う前に考えた「あったら便利」の多くは、使ってみると要らなかったり、形が変わったりします。先に全部つくるより、結果として安く、使いやすいものになります。

見積もりを受け取ったら、確かめたいところ

• 何が入っていて、何が入っていないか。 データの移し替え、使い方の説明、公開したあとの修正の扱い
• 毎月かかる費用が書いてあるか。 サーバーの利用料と保守の月額。つくる費用だけの見積もりは、あとから驚くことがあります
• ソースコードとデータを受け取れるか。 業者を替えるときに、ここで困る方が多いです（他社がつくったシステムを引き継ぐときに確かめること）
• ドメインやサーバーの名義が、お客さんになるか。
• 一式の金額だけで、中身の内訳がない見積もりではないか。 何にいくらかかるかが分かると、削るところも相談できます

まとめ

東山紡では、今の Excel や紙の帳票を見せていただければ、どこからシステムにするとよいか、おおよその費用とあわせてお伝えします。ほかのご依頼の目安は、トップの料金のイメージをご覧ください。